Memahami Apa Itu Stock Opname dan Manfaatnya dalam Berbisnis

Dalam menjalankan bisnis, mengelola persediaan atau stok barang adalah hal yang vital. Tidak jarang pemilik bisnis retail menemui kesalahan dalam mencatat transaksi atau pergerakan barang, yang dapat menyebabkan ketidakakuratan stok. 

Contohnya, barang yang seharusnya tercatat masuk ke gudang tidak tercatat, atau sebaliknya. Kesalahan semacam ini bisa menjadi masalah serius karena dapat mempengaruhi keakuratan informasi persediaan, yang pada gilirannya dapat mengganggu operasional bisnis.

Inilah mengapa stock opname menjadi penting. Stock opname adalah proses yang memastikan jumlah fisik barang sesuai dengan catatan di sistem akuntansi. 

Dengan memastikan akurasi persediaan, perusahaan dapat mengidentifikasi dan menangani masalah sebelum mereka menjadi lebih besar, serta merencanakan pembelian barang dengan lebih efisien.

Apa Itu Stock Opname?

Stock opname adalah proses menghitung stok barang di gudang sebelum penjualan. Hal ini dilakukan dengan teliti dan cermat untuk mencegah kesalahan pencatatan dan penghitungan karena barang yang terlewat.

Meskipun memakan waktu dan tenaga jika dilakukan secara manual, penggunaan barcode pada setiap produk dan aplikasi stok barang telah membantu mengatasi masalah tersebut. Dengan adanya teknologi ini, pengusaha retail dapat mengelola stok mereka dengan lebih efisien.

Dengan demikian, proses stock opname dapat berjalan lebih cepat dan efektif, sementara kesalahan penghitungan dan pencatatan dapat diminimalkan.

Tujuan Stock Opname

Stock opname dilakukan dengan berbagai tujuan yang penting. Beberapa dari tujuan-tujuan tersebut adalah:

1. Memeriksa keakuratan pencatatan dalam pembukuan perusahaan, yang merupakan bagian dari Sistem Pengendalian Internal (SPI).
2. Mengurangi kemungkinan adanya perbedaan antara data yang tercatat dalam buku stok barang dengan jumlah barang yang sebenarnya ada di gudang.
3. Mengetahui nilai total aset, utang, piutang, dan kas perusahaan.

Tidak semua perusahaan melakukan stock opname untuk melihat stok barang yang ada di kas dan gudang mereka. 

Misalnya, perusahaan manufaktur sering melakukan stock opname untuk mengetahui apakah ada bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang jadi tersedia.

Siapa yang Melakukan Stock Opname? Umumnya, petugas audit yang tidak terlibat dalam tim pencatatan persediaan yang melaksanakan kegiatan ini. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa informasi yang dihasilkan akurat.

Manfaat Stock Opname yang Beragam

Janganlah mengabaikan kegiatan stock opname dalam usaha Anda. Terdapat berbagai manfaat yang dapat diperoleh dari kegiatan ini, di antaranya:

1. Mencegah adanya penyimpangan atau penyalahgunaan barang yang dapat mengakibatkan kelebihan atau kekurangan stok.
2. Memungkinkan identifikasi cepat terhadap barang yang hilang atau stok yang kurang, sehingga solusi dapat segera ditemukan untuk menghindari kekosongan persediaan.
3. Memberikan bahan evaluasi dan pengukuran perkembangan usaha dari tahun ke tahun, serta membantu dalam perencanaan kedepannya.
4. Memudahkan proses pemantauan dan pengelolaan arus barang yang masuk dan keluar dengan data yang dapat dipertanggungjawabkan.
5. Memfasilitasi pengawasan kondisi barang persediaan dalam gudang untuk memastikan selalu dalam kondisi yang layak untuk dijual dan mencegah kekosongan.

Waktu Pelaksanaan Stock Opname

Stock opname umumnya dilakukan pada akhir tahun, setiap tiga bulan, setiap enam bulan, atau akhir bulan, tergantung pada kebijakan perusahaan. Kebutuhan, tujuan, dan kemampuan organisasi dapat memengaruhi waktu pelaksanaan.

Beberapa perusahaan melakukan stock opname secara rutin pada awal bulan untuk mengurangi risiko perbedaan stok. Dengan demikian, jika ada perbedaan, penyebabnya bisa segera diidentifikasi.

Di beberapa kasus, stock opname dilakukan setiap hari, terutama di toko-toko yang menjual barang dengan siklus hidup pendek, seperti makanan dan minuman. 

Perusahaan juga dapat melakukan pemeriksaan inventarisasi dalam situasi khusus, seperti saat ada peningkatan tajam dalam penjualan karena promosi atau kejadian tak terduga seperti force majeure.

Meskipun membutuhkan waktu dan proses yang rumit, stock opname penting bagi pelaku usaha untuk memastikan keakuratan dan konsistensi data persediaan mereka, serta untuk memiliki catatan dan laporan keuangan yang rapi, terperinci, dan valid. Ini sangat penting untuk pengembangan usaha di masa mendatang.

Langkah-langkah Pelaksanaan Stock Opname

Dalam prosesnya, ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan agar proses inventory checking atau rekam stok ini berjalan dengan baik. Berikut penjelasannya.

1. Tahap Awal

Proses ini harus dimulai setidaknya satu minggu sebelum pelaksanaan, dan komunikasi dengan tim persediaan gudang juga harus ditingkatkan.

Beberapa hal penting yang perlu dipersiapkan pada tahap ini meliputi:

• Memberi label atau tanda pada barang yang telah dihitung oleh tim gudang.
• Penataan stok produk sesuai dengan kode atau barcode.
• Memastikan seluruh stok sudah dilengkapi dengan kode, tanda, atau barcode untuk memudahkan penghitungan.
• Memberikan label "tidak dihitung" pada barang yang tidak perlu dihitung oleh pihak gudang.

2. Tahap Persiapan

Proses ini biasanya dilakukan kurang dari satu hari sebelum pelaksanaan pengumpulan stok. Beberapa hal yang perlu dipersiapkan termasuk: 

• Mengadakan pertemuan yang diikuti oleh semua orang yang terlibat dalam proses rekam stok Pastikan mereka memahami tanggung jawab dan tugasnya.
• Memastikan bahwa proses input data mutasi barang tidak dilakukan setelah jam tutup H-1 menjelang inventory checking, ini harus dilakukan hingga jam tutup operasional tim gudang.

3. Tahap Pelaksanaan

Dalam pelaksanaannya, hal-hal penting yang perlu dilakukan adalah:

• Memastikan bahwa semua transaksi sudah diinput ke dalam masing-masing program.
• Membuat print out dari hasil input dan menyerahkannya kepada bagian accounting dan audit sebagai referensi untuk rekam stok. Tidak dibenarkan bagi tim gudang untuk mendapatkan print out dari program ini.
• Proses rekam stok dilakukan, dan barang yang sudah melalui proses pengecekan dan penghitungan ditandai.
• Setiap lembar print out yang sudah terisi penuh hasil rekam stok segera dimasukkan ke dalam sistem untuk memastikan bahwa ada perbedaan antara versi program.
• Melakukan pengecekan ulang untuk memastikan bahwa ada kesalahan hitung atau selisih.
• Setelah semua langkah dilakukan, hasil rekam stok dikirim ke accounting untuk dimasukkan ke dalam program.

Pastikan untuk tidak mengabaikan proses ini dalam usaha Anda agar arus keuangan dan persediaan barang dapat dikelola dengan baik dan tertata. 

Baca juga: Mengoptimalkan Pengadaan Perusahaan dengan Software E-Procurement

Dengan memahami pentingnya stock opname dan melaksanakannya secara teratur, Anda dapat menjaga keakuratan persediaan barang dan mencegah masalah yang dapat mengganggu operasional bisnis Anda. 

Pastikan untuk memilih waktu yang tepat, metode yang sesuai, dan melibatkan tim yang terlatih untuk melakukan stock opname dengan efektif. 

Tidak lupa juga, untuk solusi efisiensi bisnis yang lebih baik, Anda dapat mempertimbangkan untuk berlangganan produk Software e-Procurement dari RUN Market. 

Platform berbasis cloud ini menawarkan solusi inovatif untuk pengelolaan proses pengadaan, tender, dan akses pembiayaan yang mudah dalam satu platform. Software e-Procurement membantu mendukung bisnis Anda menjadi lebih terorganisir, praktis, dan efisien. 

Jadi, jangan ragu untuk mulai langganan layanan Software e-Procurement di MyIndibiz dan tingkatkan kinerja bisnis Anda sekarang. Silakan klik tombol di bawah untuk informasi lebih lanjut dan mulai berlangganan Software e-Procurement dari RUN Market.