Menciptakan Kelancaran Bisnis dengan SOP Kerja, Ini Cara Membuatnya!

Kunci bagi keberhasilan sebuah bisnis tidak hanya terletak pada konsep yang cemerlang, melainkan juga pada kemampuan untuk membentuk fondasi yang kuat guna memastikan semua operasi berjalan dengan lancar setiap hari. 

Dalam bisnis, ide yang brilian hanya merupakan langkah awal. Tanpa struktur yang kokoh, bahkan ide terbaik pun mungkin akan tenggelam dalam kekacauan karena tidak dapat direalisasikan dengan baik. 

Inilah mengapa, bagi setiap pemilik dan pengelola bisnis, penting untuk memahami peran krusial dari Prosedur Operasi Standar, atau yang lebih awam dikenal dengan SOP. Simak penjelasan lengkap mengenai apa itu SOP, fungsinya, cara membuat beserta contoh SOP pada artikel ini.

Apa itu SOP?

SOP adalah kependekan dari Standart Operating Procedure atau dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai Prosedur Operasi Standar. SOP adalah alat yang sangat berharga untuk memastikan bahwa operasional bisnis berjalan dengan baik dan efisien.

SOP berisikan dokumen tertulis yang menggambarkan langkah-langkah yang harus diikuti oleh karyawan dalam menjalankan tugas atau proses tertentu di perusahaan Anda. 

Pada hakikatnya, SOP berisi penjelasan dan panduan yang lengkap untuk membantu memastikan konsistensi, efisiensi, dan kualitas dalam operasi sehari-hari. SOP perusahaan mencakup berbagai aspek bisnis, seperti produksi, layanan pelanggan, manajemen inventaris, dan banyak lagi.

Sebagai pengelola bisnis, Anda harus dapat menentukan SOP yang terbaik agar produk yang Anda hasilkan dapat berkualitas baik dan dapat menjadi solusi andalan oleh pelanggan Anda. Untuk itu, tiap pihak yang terlibat dalam proses produksi wajib memahami secara mendetail terkait SOP yang telah ditentukan.

Fungsi SOP

Memiliki SOP perusahaan yang jelas tentu dapat memberikan beragam kemudahan dan benefit untuk bisnis Anda. Adapun beberapa fungsi penting yang dapat Anda peroleh dari memilki SOP perusahaan yang jelas adalah sebagai berikut.

1. Konsistensi Bisnis

Dengan SOP yang jelas, setiap karyawan tahu apa yang diharapkan darinya dan bagaimana melakukan tugasnya. Ini memastikan bahwa setiap proses dijalankan dengan cara yang sama setiap kali.

Dengan SOP perusahaan yang jelas dan diterapkan secara tepat, bisnis yang Anda miliki dapat berjalan secara konsisten dalam mewujudkan tujuan bisnis yang dimiliki.

2. Efisiensi Waktu dan Sumber Daya

SOP membantu mengidentifikasi proses yang dapat ditingkatkan atau disederhanakan, menghemat waktu dan sumber daya yang berharga. Tim yang Anda bentuk dalam menjalankan bisnis Anda dapat mengidentifikasi langkah-langkah yang tidak perlu atau redundan dan menghilangkannya, sehingga menghemat waktu dan sumber daya.

3. Pelatihan Karyawan

Dokumen SOP membantu dalam pelatihan karyawan baru atau yang sedang beradaptasi dengan perubahan prosedur. Hal ini dilakukan dengan menjadikan SOP yang berlaku sebagai rujukan yang jelas dan lengkap dalam mengadakan program pelatihan untuk karyawan.

4. Peningkatan Kualitas

SOP membantu mengidentifikasi masalah potensial dan memberikan pedoman tentang cara mengatasi masalah tersebut, meningkatkan kualitas produk atau layanan. Dengan SOP yang ketat, bisnis dapat memastikan bahwa produk atau layanan yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan reputasi bisnis.

5. Manajemen Risiko

Dengan memiliki SOP perusahaan yang jelas dan lengkap, Anda dapat dengan mudah mengelola risiko dengan mengidentifikasi potensi masalah atau bahaya dalam proses bisnis. SOP yang baik juga dapat mencakup langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi masalah yang terjadi sewaktu-waktu.

6. Memantau Kinerja Bisnis

SOP perusahaan adalah salah satu alat yang dapat membantu Anda dalam memantau kinerja yang berlangsung di lingkungan bisnis Anda. SOP dapat membantu Anda dalam memantau kinerja dengan memberikan standar yang jelas, mengidentifikasi masalah, dan memperbaiki proses bisnis secara berkelanjutan.

7. Mematuhi Regulasi yang Berlaku

Dalam beberapa industri bisnis memiliki peraturan yang harus ditaati agar perusahaan dapat berjalan sesuai dengan peraturan dan regulasi yang berlaku. 

SOP dapat membantu Anda mematuhi regulasi dengan menyediakan panduan langkah demi langkah tentang bagaimana proses harus dijalankan sesuai dengan persyaratan hukum. 

Cara Membuat SOP Kerja

Membuat Prosedur Operasi Standar (SOP) perusahaan melibatkan beberapa langkah untuk memastikan bahwa proses bisnis Anda terdokumentasi dengan baik, efisien, dan secara konsisten diikuti oleh karyawan Anda. 

Berikut adalah panduan langkah demi langkah tentang cara membuat SOP perusahaan.

1. Identifikasi Proses

Mulailah dengan mengidentifikasi proses atau tugas tertentu dalam perusahaan Anda yang membutuhkan SOP. Hal ini dapat mencakup tugas-tugas yang berkaitan dengan operasi, layanan pelanggan, administrasi, prosedur keselamatan, dan banyak lagi.

2. Kumpulkan Informasi

Kumpulkan semua informasi yang diperlukan terkait dengan proses tersebut. Hal ini dapat mencakup prosedur yang ada, manual, praktik terbaik, dan wawasan dari karyawan yang berpengalaman dalam tugas tersebut.

3. Mendokumentasikan Proses

Buat dokumen langkah demi langkah yang terperinci yang menguraikan keseluruhan proses. Jelaskan dengan jelas dan spesifik dalam deskripsi Anda, menggunakan bahasa sederhana yang dapat dimengerti oleh siapa pun. Sertakan formulir, template, atau daftar periksa yang diperlukan.

4. Tentukan Peran dan Tanggung Jawab

Tentukan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah dalam proses. Hal ini memastikan akuntabilitas dan membantu menghindari kebingungan.

5. Tetapkan Metrik Kinerja

Tetapkan indikator kinerja utama (KPI) atau matrix yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan dan efisiensi proses. Hal ini menjadi dasar untuk perbaikan berkelanjutan.

6. Tinjauan dan Validasi

Bagikan draf SOP kepada anggota tim dan pemangku kepentingan yang relevan untuk mendapatkan umpan balik dan validasi. Pastikan bahwa SOP tersebut secara akurat mencerminkan bagaimana proses yang sedang atau seharusnya dijalankan.

7. Pelatihan dan Implementasi

Setelah SOP selesai dibuat, kembangkan rencana untuk melatih karyawan mengenai prosedur baru tersebut. Berikan pelatihan langsung, instruksi tertulis, dan sumber daya yang diperlukan untuk membantu mereka memahami dan mengikuti SOP.

8. Pemutakhiran secara berkala

SOP tidak boleh menjadi dokumen yang statis. Jadwalkan tinjauan dan pembaruan rutin untuk memastikan SOP tetap mutakhir dan relevan. Hal ini sangat penting terutama ketika proses berubah atau berkembang.

9. Penyimpanan dan Aksesibilitas

Simpan SOP di lokasi terpusat yang mudah diakses oleh semua karyawan terkait. Pertimbangkan untuk menggunakan alat bantu digital atau sistem manajemen dokumen untuk memudahkan pencarian.

10. Menegakkan Kepatuhan

Pastikan karyawan mengikuti SOP secara konsisten. Pantau kepatuhan dan segera tangani setiap penyimpangan. Periksa secara rutin apakah SOP perlu direvisi berdasarkan masukan dan perubahan lingkungan bisnis.

11. Perbaikan Berkesinambungan

Dorong karyawan untuk memberikan umpan balik tentang SOP dan menyarankan perbaikan. Gunakan umpan balik ini untuk menyempurnakan dan mengoptimalkan proses Anda dari waktu ke waktu.

12. Kontrol Dokumentasi

Buatlah sistem untuk kontrol versi dan manajemen dokumen untuk mencegah kebingungan dan memastikan bahwa semua orang bekerja dari versi terbaru SOP.

13. Audit dan Jaminan Kualitas

Lakukan audit secara berkala untuk memastikan bahwa SOP diikuti dengan benar dan bahwa proses memberikan hasil yang diinginkan.

Contoh SOP dalam Bisnis

SOP memiliki bentuk yang bervariasi bergantung pada jenis bisnis Anda. Berikut ini beberapa contoh SOP yang umum dimiliki oleh bisnis.

1. SOP Penerimaan Pelanggan

Berikut adalah contoh SOP untuk layanan pelanggan online:

• Saat menerima pesan dari pelanggan, sambut dengan salam yang ramah.
• Tanggapi pertanyaan atau permintaan pelanggan dengan sopan dan jelas.
• Selalu siap siaga untuk merespons pesan pelanggan.

2. SOP Produksi

Berikut adalah contoh SOP Untuk bisnis manufaktur:

• Periksa bahan baku saat tiba untuk memastikan kualitas dan kuantitas sesuai dengan spesifikasi.
• Siapkan area produksi sesuai dengan standar keselamatan dan kebersihan.
• Ikuti urutan langkah produksi sesuai dengan petunjuk produksi yang terlampir.

3. SOP Manajemen Inventaris

Pada SOP ini akan menjelaskan cara melakukan penerimaan barang, pemantauan stok, dan pengeluaran barang. Berikut contohnya:

a. Penerimaan Barang

• Ketika barang tiba, periksa dengan seksama apakah pesanan sesuai dengan faktur pembelian.
• Catat jumlah, kualitas, dan nomor batch barang yang diterima.
• Tempatkan barang di lokasi penyimpanan yang sesuai sesuai dengan jenis dan karakteristik barang.

b. Pemantauan Stok

• Tetapkan tingkat stok minimum dan maksimum untuk setiap barang.
• Selalu catat perubahan stok, baik masuk maupun keluar barang.
• Lakukan pencatatan stok secara berkala, biasanya [tentukan frekuensi] untuk memastikan ketersediaan yang cukup.

c. Pengeluaran Barang

• Ketika ada permintaan pengeluaran barang, periksa apakah permintaan ini disetujui dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
• Keluarkan barang sesuai dengan urutan keluar yang sesuai.
• Pastikan pencatatan keluar barang selalu diperbarui.

Baca Juga: Memaksimalkan Keberhasilan Bisnis dengan Pelatihan SDM, Ini Contohnya!

Membuat SOP yang kuat adalah langkah penting dalam menjalankan bisnis yang sukses. Ini membantu menjaga konsistensi, efisiensi, dan kualitas dalam operasi sehari-hari Anda. 

Dengan mengidentifikasi proses, memilih format yang sesuai, dan menggambarkan langkah-langkah dengan jelas, Anda dapat membantu tim Anda bekerja lebih efektif dan mencapai hasil yang lebih baik dalam bisnis baru Anda. 

Untuk membantu Anda dalam menjalankan bisnis ecara efektif, MyIndibiz hadir sebagai platform digital untuk mendukung kelancaran usaha, melalui 4 dukungan untuk bisnis meliputi pemasaran, SDM, finansial, serta operasional yang akan membantu memenuhi semua kebutuhan usaha Anda..

Dukungan operasional yang disediakan oleh MyIndibiz memiliki banyak produk yang tentunya akan membantu mengoptimalkan operasional pada bisnis Anda agar berjalan sesuai dengan SOP yang telah Anda tetapkan.

Jadi, tunggu apa lagi? Segera bergabung bersama MyIndibiz sekarang juga untuk temukan ragam dukungan untuk operasional bisnis Anda dan mulai Ciptakan Peluang, Wujudkan Harapan!