Penting, Kenali Apa Itu Retur Barang, Jenis-Jenis dan Mekanismenya!

Aktivitas bisnis, dalam kasus ini yaitu penjualan, sangat wajar jika tidak berjalan lancar. Itulah mengapa retur barang bisa menjadi rangkaian aktivitas yang tidak dapat dihindarkan. Retur, atau pengembalian barang, merupakan fenomena yang umum dalam dunia perdagangan produk.

Beberapa kondisi tertentu seringkali mengakibatkan kerusakan barang atau ketidaksesuaian dengan harapan pembeli. Fenomena ini menjadi sebuah realitas yang harus dihadapi oleh pelaku bisnis, baik skala kecil maupun besar. 

Retur barang, meskipun seringkali dianggap sebagai hambatan, sebenarnya menawarkan peluang untuk pemahaman lebih dalam terhadap kebutuhan konsumen dan peningkatan kualitas layanan.

Apa Itu Retur Barang?

Retur barang adalah kegiatan pengembalian barang. Bergantung pada perspektifnya, retur dapat berupa retur penjualan atau retur pembelian. Dari sudut pandang penjual atau penerima retur, itu disebut sebagai retur penjualan. Di sisi pembeli atau pihak yang mengembalikan barang, itu disebut sebagai retur pembelian.

Dalam proses pengembalian barang, terdapat beberapa dokumen yang perlu dilampirkan oleh penjual dan pembeli. Dokumen ini sering disebut sebagai slip pengembalian. Menurut Undang-Undang Perlindungan Konsumen Nomor 8 Tahun 1999, penjual dapat menghadapi sanksi hukum jika disengaja menyerahkan barang yang rusak kepada pembeli.

Setiap transaksi penjualan melibatkan minimal dua pihak, yaitu penjual dan pembeli. Penjual bertanggung jawab atas penyampaian barang, dan selain itu, penjual juga harus memastikan keamanan barang terhadap klaim pihak ketiga serta memberikan jaminan bahwa barang yang dijual bebas dari cacat tersembunyi.

Hasil transaksi sangat erat kaitannya dengan konsep pengembalian. Jika produk dianggap cacat karena kesalahan atau kelalaian, pengembalian dapat dilakukan, dan baik pembeli maupun penjual harus menanggung ganti rugi.

Beberapa informasi penting diperlukan untuk memperlancar proses retur. Adapun informasi yang diperlukan yaitu:

• Nama dan alamat pembeli beserta jumlah klaim pengurangan.
• Total biaya produk yang dikembalikan.
• Nama penjual.
• Jumlah produk yang dikembalikan.
• Persetujuan otoritas yang berwenang.

Alasan Retur Barang

Alasan terjadinya retur barang sangat bervariasi, termasuk ketidaksesuaian warna, kerusakan, perbedaan kualitas, dan sebagainya. Fungsi utama dari pengembalian adalah memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat.

Adapun beberapa alasan terjadinya proses retur barang adalah sebagai berikut.

1. Penerimaan Barang Lebih dari Pesanan

Dalam beberapa kasus, kekeliruan di mana pembeli menerima barang yang lebih merupakan hal yang tidak dapat dihindari. Pembeli mungkin menerima jumlah barang yang lebih banyak daripada yang dipesan, atau penjual dapat salah mengirimkan barang tambahan.

Untuk mengatasi permasalahan ini, kegiatan retur barang merupakan solusi yang tepat sebagai jalan keluar. Dengan begitu, permasalahan jumlah barang yang tidak sesuai dapat diselesaikan sesuai dengan pesanan asli.

2. Keterlambatan Pengiriman

Pembeli memiliki opsi untuk mengembalikan produk apabila tidak lagi diperlukan, seperti dalam situasi ketika pembelian produk tersebut dijadwalkan untuk tanggal tertentu namun tiba terlambat. Dalam keadaan seperti ini, pembeli berhak melakukan pengembalian barang yang sudah dibeli.

3. Perbedaan Ukuran dan Warna

Era digital memudahkan pembeli untuk melakukan pemesanan melalui platform online tanpa perlu melakukan pengecekan langsung terhadap barang tersebut. Namun, ada kemungkinan bahwa ukuran atau warna produk yang diterima tidak sesuai dengan ekspektasi pembeli, sehingga mereka memiliki opsi untuk melakukan pengembalian barang tersebut.

4. Pemesanan Salah Produk

Retur barang sering terjadi karena pengiriman produk pesanan yang salah, yang bisa mencakup ketidakcocokan produk atau model. Kesalahan semacam ini memotivasi pelanggan untuk melakukan retur guna mendapatkan produk yang sesuai dengan pesanan asli mereka. Keakuratan dalam pengemasan dan pengiriman menjadi kunci penting untuk menghindari masalah ini.

5. Barang Rusak atau Cacat

Produk dapat rusak atau cacat selama proses pengepakan dan pengiriman, dan pembeli berhak mengembalikan barang tersebut kepada penjual.

Penjual memiliki opsi untuk menetapkan kebijakan pengembalian mereka sendiri, termasuk pengembalian gratis untuk jangka waktu tertentu, pemberian garansi, penerapan biaya penggantian, atau penerimaan pengembalian hanya dengan tanda terima.

Jenis-Jenis Retur Barang

Dalam praktiknya, terdapat dua jenis retur barang yang dapat terjadi. Perbedaan keduanya terletak pada kondisi, serta sudut pandang dari pelaku retur tersebut. Adapun penjelasan jenis-jenis retur barang adalah sebagai berikut.

Retur Pembelian

Retur pembelian terjadi ketika pembeli mengembalikan barang kepada penjual karena barang yang diterima tidak sesuai pesanan atau rusak. Ada dua jenis retur pembelian: kredit untuk pembelian yang dikembalikan dan pengembalian untuk pembelian tunai.

Retur Penjualan

Retur penjualan terjadi ketika penjual menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli. Ini dapat terjadi jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan keinginan pembeli atau rusak. Retur penjualan dapat berupa pengembalian uang, pengurangan klaim pembeli, atau penggantian barang yang rusak dengan barang baru.

Prosedur Melakukan Retur Barang

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda terapkan untuk mencatat transaksi retur barang.

1. Buat Daftar Pengembalian dan Rekam Jenis Pengembalian

Langkah awal adalah mengidentifikasi cara pembayaran asal pelanggan dan metode pengembalian uang oleh perusahaan. Perhatikan apakah pembayaran awal dilakukan dengan tunai atau kredit. Pengembalian dalam bentuk store credit mengindikasikan bahwa pelanggan memiliki periode tertentu sebelum melakukan pembelian berikutnya dan melakukan pembayaran.

2. Verifikasi Pengembalian

Langkah berikutnya adalah meninjau pengembalian dengan merujuk pada kebijakan yang telah disetujui oleh perusahaan. Banyak perusahaan memiliki batas waktu tertentu untuk menerima pengembalian produk.

3. Catat Transaksi Retur Penjualan

Selanjutnya, Anda dapat menggunakan informasi dari pengembalian untuk mencatat retur penjualan di buku akun perusahaan. Untuk transaksi penjualan tunai dan kredit, Anda dapat mencatat jumlahnya di akun retur dan diskon penjualan. Rincian asal uang pengembalian juga dapat dicatat untuk menjaga keseimbangan buku akun.

4. Update Inventaris

Barang yang dikembalikan dapat dikembalikan ke inventaris perusahaan. Sebagai contoh, jika pelanggan mengembalikan item pakaian yang masih dalam kondisi baik, pengecer dapat menjual kembali barang tersebut. Barang tersebut kemudian dapat dimasukkan ke dalam catatan inventaris dan jumlah yang setara dikurangkan dari harga pokok penjualan.

Cara Menghitung Retur Penjualan Pada Laporan Buku Besar

Buku besar adalah tempat semua akun atau data bisnis disimpan. Untuk menghitung retur penjualan pada laporan buku besar, langkah-langkahnya melibatkan:

1. Posting Jumlah Faktur Pengembalian ke Akun Penjualan

Debit dicatat di kolom kiri, dan kredit dicatat di kolom kanan. Pengembalian dana dikurangkan dari akun penjualan.

2. Catat Saldo di Akun Manajemen Produk atau Inventaris

Debit atau kredit dicatat di akun yang mengelola produk atau inventaris. Ini bergantung pada jenis transaksi dan apakah ada biaya pengisian ulang.

3. Posting Debit ke Akun Pengisian Ulang (jika ada)

Jika ada biaya pengisian ulang terkait, lakukan debit pada akun tersebut. Catat juga biaya penyetokan ulang yang dibebankan kepada pelanggan.

4. Perbarui Akun Lain yang Terpengaruh oleh Pengembalian

Sesuaikan akun lain yang terpengaruh, seperti akun kas, jika retur penjualan melibatkan pengembalian uang tunai.

Contoh Entri Retur Penjualan

Misalkan sebuah perusahaan menerima retur penjualan dari pelanggan yang membeli topi. Pelanggan membayar tunai, dan setelah pulang, mereka menerima barang yang sama sebagai hadiah. Mereka menginginkan pengembalian uang tunai. Entri retur penjualan untuk transaksi ini dapat terlihat seperti berikut:

Tanggal: 05/05/2022

Retur dan Tunjangan Penjualan = +Rp. 500.000

Jumlah Tunai = -Rp. 500.000

Baca Juga: Masa Depan Berkelanjutan, Rekomendasi 8 Ide Bisnis Ramah Lingkungan

Retur barang adalah bagian penting dari kegiatan jual-beli dalam dunia bisnis. Memahami konsep, jenis, mekanisme, dan contoh retur barang membantu perusahaan mengelola transaksi ini dengan lebih efektif. 

Mencatat retur penjualan, menghitungnya pada laporan buku besar, dan mengelolanya dengan benar menjadi langkah-langkah kunci dalam menjaga keseimbangan keuangan perusahaan.

Memiliki operasional yang berjalan lancar tentu merupakan impian semua pebisnis. Dalam mewujudkan operasional bisnis yang lancar, berbagai teknologi digital dapat Anda implementasikan pada bisnis Anda. Salah satunya adalah penggunaan kasir digital.

Aplikasi Kasir dari KasirAja merupakan kasir digital yang dapat membantu Anda dalam memperlancar operasional di lingkungan usaha Anda. Tidak hanya difokuskan untuk pencatatan transaksi, Aplikasi Kasir juga dilengkapi dengan fitur inventori sehingga dapat memberikan Anda kemudahan dalam memproses retur yang dilakukan oleh pelanggan.

Segera dapatkan layanan Aplikasi Kasir untuk bisnis yang lebih optimal dan mulai Ciptakan Peluang, Wujudkan Harapan!